我们在转换文档时不但特别留意优化文档，使其适合于CAT的使用，还会注意应用有逻辑的结构，减少翻译完成后再次排版的工作量。 

优化文档的CAT适用性

• 所有格式均手动地应用（参看下面“自动转换”部分）。
• 我们确保正确的文本流，避免多余的、可能导致CAT软件断句错误的回车符。在使用有的应用程序（如Trados Studio 2009-2011）时，程序不允许我们合并由回车符断开的句段——因此这一点尤为重要。
• 最简方案 – 诸如嵌套结构（表格中的表格、文本框中的表格等等）这样不必要的复杂格式，在最糟糕的情况下可能会导致CAT错误。
• 基于样式的一致格式 – 格式的不同往往会导致CAT软件无法辨别出匹配句段，进而造成不匹配字数偏高。这一事实经常被忽视，从而大大提高成本：拿这一Word样稿来举例，稿中的5句话内容完全一样，只是在格式上有细小的难以察觉的区别。用一个新的翻译记忆库来分析这一稿子，得到的结果却是“无匹配”（Trados 7）。

减少再次排版工作量的措施

• 为了减少翻译完成后再次排版的工作量，我们有逻辑地对文档进行排版。比如说，如果文字在逻辑上被划分为单元格，我们会创建表格；如果某一栏的文字结束后会在右边一栏的抬头继续，那么我们就会使用分栏；如果句子中含有图片（比如“点击按钮加载文件”，按钮显示为一个图标），我们将图片插入到文字内，而不是浮在文字上面。通过上述方法，外加一些其他措施，我们尽量使文字在翻译完后自动落在正确的位置。另一方面，不合逻辑的排版会导致译文生成后，带来令人不悦的麻烦。让人头疼的“典范”就是应该创建表格的情况却使用制表符。由于译文的长度不同，翻译完成后，利用制表符创建的结构几乎无一例外地会变乱，这些问题只能人工修复，既费时又费力。
• 我们使用微软Word样式来构建文档。这样不但可以生成自动目录，也使版式的调整更加简单。
• 为了使您能够编辑图片里的注释，我们通常将多个文本框进行组合，这样在您移动图片时，其注释也会跟着一起移动。考虑到翻译后的文字长度会超过原文的长度，在不影响图片图元的情况下，我们会将文本框制作得比原文要求的大。这样就减少了翻译完成后再进行繁杂的调整工作的可能性（比如：取消文本框组合然后调整大小）。

自动转换

Logitope只在转换的准备阶段使用自动转换工具，用以读取扫描文字(OCR)。之后我们会清除所有的格式然后重新手动应用。自动转换工具生成的文档有时候看起来与原稿非常像，但是它们往往应用过多的格式属性以及非常复杂、不合理的结构，造成版式调整工作耗时耗力。在许多情况下，原文档的文字流会被破坏，比如句法上应该连在一起的词语被拆分到不同的文本框内。对于基于标签的CAT工具（如Trados Tageditor、Trados Studio、MemoQ、Idiom、Star Transit等等）来说，还有另外一个顾虑：自动转换软件应用的过量的格式属性会生成大量的标签，这些标签使翻译工作几乎难以进行（见下面的图片）。

Trados Studio 2009中，自动转换软件生成的文档中
存在被破坏的文本流和标签

对于某些特定目的来说，自动转换软件是有价值的，特别是在光学字符识别（OCR）方面。我们使用的软件是ABBYY Finereader和Nuance Omnipage。

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